當局邀請本會根據職權範圍第1(b)條，就其建議在公務員架構內發展一隊多技能的支援隊伍，提供意見。附錄 H
薪常會就發展一隊多技能的支援隊伍
於一九九七年九月十九日呈交行政長官
提供意見的函件
中華人民共和國香港特別行政區行政長官
董建華先生
董先生：
發展一隊多技能的支援隊伍
當局邀請本會根據職權範圍第1(b)條，就其建議在公務員架構內發展一隊多技能的支援隊伍，提供意見。
背景
2. 當局現時邀請我們表達意見的整套措施，是當局自一九九四年二月以來因應我們的提議而作出連串檢
討的成果。我們當時是鑑於辦公室設備自動化日趨普遍，因而提醒當局必須制定長遠策略減低對秘書職系
人員的倚賴和盡量提高她們的生產力。
3. 當局前後於一九九五年八月及一九九六年七月向我們提交兩份報告。在一九九六年十月三日舉行的會
議上，我們議決如下事項 －
| (a) | 我們希望當局在一年時間內，向我們提交簡單進度報告，尤其是有關各種不同的檢討與政 府辦公室自動化計劃的相互影響；及 |
|
| (b) | 當局應於一九九八年底前向我們提出全面報告，陳述在成功推行政府辦公室自動化計劃後， 如何重組文書職系和秘書職系人員的明確建議。 |
4. 當局現已完成在一九九七年進行的兩項檢討：其一是有關在教育署推行試驗計劃，研究發展多技能支
援隊伍的可行性；其二是研究辦公室自動化計劃在所有政策局的秘書處推行時對秘書服務的影響。鑑於兩
項研究所得出的結果都是令人滿意的，當局認為要改善辦公室效率，長遠來說，必須發展一隊多技能的辦
公室支援隊伍，以消除過往文書職系和秘書職系之間在工作分配方面的硬性分野。
5. 當局曾經考慮多個方案，但最終都認為是不可行的。為著得以務實的推行工作，當局認為最好的辦法
是可以設計出一套措施，成功發展一隊多技能的支援隊伍，同時又能符合下列準則
－
| (a) | 改善現時秘書和文書職系內的過時及不合理的安排； | |
| (b) | 達致成本效益； | |
| (c) | 得到大多數員工的支持；及 | |
| (d) | 與現時公務員薪酬及服務條件政策相吻合。 |
6. 因應以上考慮，當局現在所建議的一套方案將致力於 －
| (a) | 逐步消除目前存在於秘書和文書職系架構內工作分配硬性分野的情況，以消除有礙發展多技能 計劃的限制； |
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| (b) | 提供必需的訓練、設備及報酬（主要以增薪形式鼓勵文字處理技巧和電腦運用技巧水平的提昇） ，激勵現有的秘書和文書職系人員從事多技能的職責； |
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| (c) | 對秘書職系作出相關的改善； | |
| (d) | 對在同一處境的繕校員給予遞加增薪的激勵。 |
當局深信，如能成功推行這個建議方案，將有助精簡目前的支援隊伍和更加提高他們的效率。
當局的建議
7. 當局建議的主要特色見於以下段落。為方便闡述，我們將建議分成四個部份。
第一部份
：逐步取消現時職系結構內不合時宜的安排
8. 受影響的主要是打字員職系及辦公室助理員職系。
減少打字員的編制
9. 在目前3,000名打字員中，約有1,200名被編在秘書組內工作，提供快捷及全面的打字服務。其餘
的則分配在一般辦公室與文書人員一同工作。當局建議遂步取消一般辦公室內的打字員編制，將他們
之中具備某一程度文字處理技能的打字員改編為助理文員。秘書組和在秘書組內工作的打字員則會繼
續被保留。由於打字員和助理文員薪級相同，調整職位將不會導致額外薪酬開支。當局認為從員工發
展的角度來說，調整職位後，打字員有機會任更廣泛類別的文書職務，而在文書職系內他們將有更
佳的晉升機會。
逐步取消辦公室助理員職系
10. 當局認為辦公室助理員職系的結構及功能都很局限。隨著辦公室自動化日益普遍，辦公室助理
員所當的文件收發、檔案傳遞及影印工作都會減少。由於辦公室助理員和助理文員的薪酬差別極
小，當局認為聘用多一些助理文員會比聘用辦公室助理員更賦運作功效。辦公室助理員的體力勞動工
作可交由二級工人負責。大部份現職的辦公室助理員都符合轉職助理文員的資格。那些不願意轉職的
辦公室助理員會繼續保留在現時職系內，當他們離職時，其工作便會由二級工人取替。這建議會在現
有的2,804個辦公室助理員職位中刪除136個職位，餘下的將會作轉職的安排，分別是1,278個轉職為助
理文員及1,390個轉職為二級工人。
第二部分：提供培訓、加添設備及增薪鼓勵
11. 當局將會在一九九八至九九年度財政預算內增撥資源，為文書和秘書人員提供培訓，使他們具
備一定的電腦技術水平，以便善用辦公室設備自動化的好處。此外，當局亦會增加撥款，購置更多電
腦硬件和軟件，改善設備，使有關人員可以在提供文書處理和電腦服務方面，當更吃重的職務。
增薪鼓勵
12. 主要包括給予文書及秘書職系人員遞加增薪，鼓勵他們提高打字速度和電腦技術。詳情如下
－
給予文書職系人員因英文打字及中文文書處理技術水平提高的遞加增薪
13. 隨著一般辦公室打字員職位逐步被取消，他們的工作會由文書職系人員負責。當局建議二級文
員及助理文員的英文打字速度如達到每分鐘30字，而中文文書處理的速度達到每分鐘20字，便可獲發
一個增薪點，以鼓勵他們學習所需技能，提高生產力。
給予秘書職系人員因中文文書處理技術水平提高的遞加增薪
14. 為了鼓勵秘書人員提高本身的中文文書處理技巧，當局在一九九六年七月取消了私人秘書和打
字員職系人員在英文打字速度達到每分鐘70字時，可獲一個遞加增薪點的安排，而改以中文文書處理
速度達到每分鐘30字時，可獲一個遞加增薪點代替。秘書職系人員認為此項安排不公平，和不能充份
認同她們在中文文書處理所需的額外技巧和工作量。因此，當局提出折衷安排，現職的秘書職系人
員，除中文文書處理速度達到每分鐘30字可獲一個遞加增薪點外，如英文打字速度亦達到每分鐘70
字，可另獲一個增薪點，此折衷安排為期兩年。當局認為此項安排會對鼓勵秘書職系人員提高中文及
英文文書處理技巧起到正面作用。至於期限僅為兩年是因為當局認為中文文書處理培訓計劃會在一九
九八／九九年完成，加上秘書職系人員在工作上實習的機會增多，她們應可在兩年時間內達到中文文
書處理每分鐘30字的速度要求。
第三部分：對秘書職系作出相關的改善
15. 薪常會在一九九四年作出的建議中，其中一項是：「當局應就如何解決政府秘書服務的整體情
況進行更詳盡的研究，尋求辦法減少對秘書人員的倚賴，並盡量提高她們的生產力」。
16. 當局從過去兩年研究辦公室自動化的進展對秘書職系人員所做成的影響而得出的結論是，政府
現在已有能力提出辦法，改善秘書人員的效率及減少部門對秘書的倚賴。這些辦法包括修訂秘書職
系（包括私人秘書、打字員和打字督導等職系）的聘用條款，及減少私人秘書職位的數目。詳情
如下 －
修訂秘書職系的聘用條款
私人秘書職系
17. 晉升至一級私人秘書的速記要求，會由現時每分鐘110字修訂為每分鐘90字，另加必須具備每分
鐘30字中文文書處理速度的新條款。
18. 一級私人秘書獲得遞加增薪的條件，將會由現時每分鐘130字的速記速度，每分鐘30字的中文文
書處理速度，修訂為每分鐘110字的速記速度及每分鐘40字的中文文書處理速度。
打字員職系
19.
晉升至高級打字員職級的條件將加入新的條款，即須具備每分鐘30字的中文文書處理速度。
打字督導職系
20. 隨著辦公室設備日益自動化，打字督導的角色，近年已由督導打字轉移至電腦軟件培訓、電腦
應用及辦公室設備自動化策劃等方面。因此，要有效地執行職務，打字督導具備應用電腦的能力和知
識，遠較具備速記和打字技術更為重要。當局建議更改打字督導的入職條款，使具備電腦軟件技術成
為可取代速記技術的條件，同時加入新的入職條件，規定中文文書處理速度必須達到每分鐘30字及中
文和英文水平均達到香港中學會考E級程度。
減少私人秘書職位
21. 當局對在秘書組內的二級私人秘書職位編制作出檢討。目前共有160個二級私人秘書（相等於全
部二級私人秘書編制的10%）是在秘書組內工作的。當局確認了15個二級私人秘書職位可降為打字員
職位。當局會定期檢討減少秘書組內二級私人秘書職位編制的可能性。
第四部分：對在同一處境的繕校員給予遞加增薪
22. 繕校員差不多是全職負責中文文書處理工作的。政府繕校員協會於一九九七年七月二十四日致
函當局要求當局在發展多技能而給予有關員工遞加增薪的安排上能給予繕校員與秘書和文書職系員工
同等的待遇。他們以往曾經提出假如繕校員在中文文書處理的速度達到某一標準時，便應獲遞加增
薪，正如秘書職系人員在英文打字技巧上得到酬金獎賞的安排一樣。
23. 由於現時當局建議給予二級文書主任，助理文員及秘書人員遞加增薪，獎勵他們處理中文文書
的工作效率，當局認為基於公平原則的考慮，應該給予繕校員同等待遇，獎勵他們處理中文文書的效
率。當局建議繕校員在處理中文文書時能達到每分鐘55字的速度，即可獲一個增薪點。當局認為此建
議會得到政府繕校員協會的歡迎。
財政影及實施
24. 上述由第9至23段的建議其個別情況如下 －
| (a) | 減少打字員編制(第9段) 重編打字員為助理文員不會帶來額外薪酬開支，因為兩者的薪級表和入職要求均相同。由 於打字員以在職身份轉聘為助理文員的委任程序籌備需時，當局估計轉職安排最早或可於 一九九八年四月實行。 |
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| (b) | 逐步取消辦公室助理員職系(第10段) 刪除136個辦公室助理員職位，每年可節省開支達二千五百七十萬元。由於部門未必一下子 就有足夠的按薪級中點估計的年薪值去進行職位升格，而職位降級及刪除則須因應在職者退 休或離職才能進行，因此，當局覺得要準確預計辦公室助理員職系將於何時完全取消是甚為 困難的事。 |
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| (c) | 給予文書職系人員因英文打字及中文文書處理技術水平提高而設的遞加增薪(第13段) 當局覺得要準確預算因遞加增薪而增加的成本是甚為困難的。但由於現時55%二級文書主任 及29%助理文員已達到頂薪點（因此不符合領取遞加增薪的資格），另外假設餘下的60%人 員在任職期間可先後取得遞加增薪，此建議涉及的額外薪酬開支在實施的第一年時約為六百 萬元而在繼續的五年內，開支將增至二千七百萬元。此建議的實施日期要在一九九八／九九 年度資源分配工作有結果後才能確定。 |
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| (d) | 給予秘書職系人員因中文文書處理技術水平提高而設的遞加增薪(第14段) 當局預計因實施此建議而增加的開支將會由第一年的五十萬元增加至隨後五年總共約五百 萬元，不過隨著每年達到頂薪點的員工數目增多，開支將會遞減。此建議的實施日期同樣 要在一九九八／九九年度資源分配工作有結果後才能確定。 |
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| (e) | 修訂秘書職系的聘用條款(第17至20段)
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| (f) | 減少私人秘書職位(第21段) 刪除15個二級私人秘書職位及增設相同數目的打字員職位，每年可帶來一百萬元的淨額節省。 建議可即時實施。 |
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| (g) | 對在同一處境的繕校員給予遞加增薪(第22至23段) 由於約有50%的繕校員己達頂薪點，而該職系亦將因自然流失而縮小，當局估計給予他們遞加 增薪帶來的額外薪酬開支會由實施第一年起的五十萬元，增加至第二年最多的九十萬元，隨 後每年將因達至頂薪點的繕校員數目增多而遞減。此建議的實施日期要在一九九八／九九年 度資源分配工作有結果後才能確定。 |
諮詢
25. 當局已對員方及部門管方進行了深入諮詢，除了會見12個受影的員工協會外，當局亦為在部
門基層服務的秘書及文書人員舉行超過80次的簡報會。
26. 當局的建議得到部門管方的全面支持，認為是改善服務效率、有效運用人力資源及改善秘書及
文書人員前途的正確路向。
27. 員方最初的關注及憂慮是此項建議會影他們的工作發展、服務條款及引致某些職系人手遭受
削減。給予文書職系人員遞加增薪的建議，對一些已到達薪級表頂點但同時需要負責文書處理職務的
人員並無任何得益。因此，他們心新建議會起分化作用。他們覺得應透過改善薪級表或給予津貼的
形式去鼓勵員工接受多技能的發展。而擴大助理文員職系則會對現職人員的晉升前途做成不良影。
28. 當局認為在諮詢的過程中已令員方對大部份的憂感到寬心。當局有效地說服員方要隨著多技
能發展的步伐而培養自己的技能，並保證他們的工作前途不會因實施新的建議而受到負面影響。當局
相信職工會基本上接受現時的建議對秘書及文書職系人員的發展是有益的，它們亦明白要求額外薪酬
或津貼是不切實際的。總括來說，當局認為 －
| － | 文書人員贊成逐步取消辦公室助理員職系及給予遞加增薪鼓勵員工提升文書處理的技術和 效率； |
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| － | 打字員認同在打字員職系的基本職級被逐步取消後，餘下人員的工作前途將得以改善，而文 書職系的工作範圍及前途亦較佳；及 |
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| － | 秘書人員歡迎修訂現時晉升標準及遞加增薪的建議，認為可更正確地反映她們的工作要求。 |
薪常會的意見及建議
29. 過去兩年，當我們被邀就當局應如何在政府辦公室推展自動化計劃和該計劃的影響而向我們提
交的進展報告時，我們持續的提出兩項意見。第一，就是有關檢討曠日持久；第二，為著有效地改變
公務員的服務文化，使其更能接受自動化的建議，當局應採用由上而下的管理模式。由於當局未能確
定可於一九九九年前完成所有必需的檢討，幫助當局制定長遠的策略，我們在一九九六年十月舉行的
會議時議決，考慮到當局所面對的限制，我們要求當局在一九九八年底前當政府辦公室自動化計劃全
面實施後，向本會提交一份詳盡報告，就如何重組秘書及文書職系提出明確的建議。
30. 當局能夠提前約一年向我們提交本函件內所載述的種種建議，實在是值得嘉許的。我們認同當
局的看法，新建議對發展良好辦公室環境及改變秘書及文書人員的概念方面，確是向前邁出了重要的
一步。這種改變最終有助提高公務員的效率和生產力。透過刪除15個二級私人秘書職位作為開端，在
某程度上亦能回應我們在一九九四年二月向當局提出改善秘書的效率及減少對秘書人員倚賴的建議。
31. 當局了解到在推行任何會影30,000多名一般職系員工的建議之前，必須先能得到員方的支
持，否則的話，在實施建議時只會遇到無可解決的困難和惹來員方的惡感。兩年來我們與當局在進
行討論時，當局一直強調正視員方反應的重要性。我們不否認這一點，但當局對此問題的反覆論述加
上曠日持久的檢討，難免引來薪常會的批評，覺得當局對整件事缺乏承及信念。我們亦心，除非
當局能制定確實的推行時間表及採取由上而下的管理模式，否則，隨著自動化科技日新月異的向前推
移，當局不論進行多少次檢討，都會錯失時效，在政府部門內推行改革的機會亦稍縱即逝。
32. 因此，當局現時的建議是值得讚賞的。當局現在不但提前實施的時間表，又兼且與秘書及文書
人員進行了深入透徹的諮詢，令員工明白提升知識水平，配合科技發展的重要性。我們認同當局的意
見，認為由秘書及文書人員負責文書處理及其他電腦應用職務是合理的安排，並且不應因此而給予員
工額外的津貼。至於給予遞加增薪的建議，雖然未能對一些薪酬己到達頂薪點的人員帶來任何好處，
總體來說亦不失為一個合理的安排。不過，當局亦不應忽視此建議對員工士氣可能做成的負面影。
33. 有鑑於當局目前的建議只是在推行辦公室自動化龐大計劃中的第一步，同時有鑑於採取務實態
度和循序漸進的重要性，上述的建議整體來說是值得我們支持的。為確保公務員能夠有效地面對先進
科技的發展及緊貼私營機構辦公室自動化發展的步伐，建議中的種種轉變實在是必須的。
總結
34. 總括來說，我們支持當局在政府部門發展一隊多技能支援隊伍的建議。具體地說，我們支持在
上文第9至23段所述的建議給予秘書、文書及繕校員職系人員遞加增薪、逐步取消辦公室助理員職系
及修訂秘書職系的聘用條款。
公務員薪俸及服務條件常務委員會
主席高登暨全體委員
一九九七年九月十九日